شاید کمی عجیب به نظر برسد؛ اما افراد در محیط کار به‌طور میانگین ۲۸ درصد از وقت خود را صرف خواندن ایمیل و پاسخگویی به آن می‌کنند؛ ایمیل‌هایی که معمولا با ایجاد وقفه در کار، بازدهی کارکنان پرمشغله را کاهش می‌دهند. بنابراین اگر بتوانید ایمیل‌های خود را بهتر مدیریت کنید، می‌توانید از هدر رفتن وقت و انرژی خود جلوگیری کنید.
از میان بخش‌های مختلف یک سازمان، گروه‌های کاری بازاریابی و فروش و همچنین خدمات مشترکین، روزانه ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند. از سویی دیگر، ارسال ایمیل به مشتریان با حفظ آرامش و خونسردی و پاسخگویی به شکایات آن‌ها می‌تواند وقت و انرژی زیادی از کارکنان بگیرد. با این حال، روش‌های زیادی وجود دارد که به کمک آن‌ها می‌توان وقت کمتری برای سر و کله زدن با ایمیل صرف کرد و بازدهی کارکنان را در محیط کار افزایش داد. البته قرار نیست به روش‌هایی مانند خالی کردن همیشگی صندوق ورودی متوسل شویم؛ چرا که روش‌های بسیار کارآمدتری برای مدیریت ایمیل‌ها در دسترس است. در ادامه به توضیح چند ترفند و روش کاربردی برای کاهش هر چه بیشتر دردسر مدیریت ایمیل‌ها و افزایش بازدهی در محیط کار می‌پردازیم.
اتوماسیون
خالی کردن اینباکس؛ ناکارآمدترین روش مدیریت زمان
اتوماسیون می‌تواند در ایجاد نظم کارهای غیر ضروری مؤثر باشد و از هدر دادن وقتتان جلوگیری کند. می‌توانید با اضافه کردن ابزارهایی به صندوق ورودی خود، کارهایی جزئی را با دردسر کمتری انجام دهید.
بومرنگ یکی از این ابزارهای اتوماسیون است. این افزونه، یک ابزار مدیریت وظیفه برای صندوق ورودی است و به شما این امکان را می‌دهد که ایمیل‌های خود را برای ارسال در یک ساعت خاص، زمان‌بندی کنید.
برای کاهش ترافیک ورودی ایمیل خود می‌توانید از ابزارهای لغو اشتراک خودکار استفاده کنید. به کمک این ابزار دیگر نیازی نیست که در هر ایمیل به دنبال گزینه لغو اشتراک بگردید و می‌توانید تنها با اضافه کردن ابزارهای UnListr برای Outlook و Unsubscribe Button برای کروم، اشتراک‌های ایمیلی خود را لغو کنید.
ابزار اتوماسیون دیگری که می‌تواند برای مدیریت ایمیل‌ها به شما کمک کند، میکس‌مکس (MixMax) است. این ابزار امکاناتی از قبیل زمان‌بندی فوری، رهگیری و نظرسنجی را به حساب کاربری ایمیل شما اضافه می‌کند. همانند بومرنگ، میکس‌مکس این امکان را به شما می‌دهد که ایمیل‌های خود را برای ارسال در آینده زمان‌بندی کند. علاوه بر این می‌توانید با ادغام این ابزار با پلتفرم سیلزفورس (Salesforce) بخش مدیریت ارتباط با مشتری کسب‌وکار خود را ارتقاء دهید.
ریتم‌سازی
برای بررسی ایمیل‌های خود یک رویه تنظیم و آن را با قدرت اجرا کنید. کارشناس‌ها بر این باور هستند که نباید روز کاری را با بررسی ایمیل‌ها شروع کرد. آن‌ها معتقدند غرق شدن در ایمیل‌ها در ابتدای ورود به محل کار، باعث کاهش تمرکز می‌شود و ذهن شما را به وظایف بی‌اهمیت معطوف می‌کند.
نشریه هاروارد بیزینس ریویو هم بر این نکته صحه می‌گذارد. در یکی از نسخه‌های این مجله معتبر آمده است:
بررسی ایمیل به‌عنوان اولین وظیفه در شروع روز کاری، فرصت استفاده از ذهن در بالاترین ظرفیت ممکن آن را به هدر می‌دهد. بنابراین بهتر است پس از رسیدن به محل کار، ۳۰ دقیقه یا حتی یک ساعت صبر کنید و سپس سراغ ایمیل‌های خود بروید.
هنگام بررسی ایمیل‌ها می‌توانید برای مدیریت نامه‌های دریافتی و ارسالی خود در طول روز برنامه‌ای تنظیم کنید. یک راه برای انجام این کار، غیر فعال کردن اعلان‌های ایمیل و بررسی تمامی مکاتبات به‌صورت یکجا است. در واقع وقتی اجازه دهید نامه‌های شما تجمیع شوند و به بررسی یک‌باره آن‌ها بپردازید، اولویت‌بندی و رسیدگی به آن‌ها برایتان بسیار ساده‌تر خواهد شد.
سازمان‌دهی به کمک یکپارچه‌سازی
مانند اتوماسیون، یکپارچه‌سازی هم می‌تواند فرآیند پردازش ایمیل‌ها را برای شما ساده کند. با ادغام اپلیکیشن‌هایی از قبیل ToutApp و Sidekick با ایمیل‌های گروه‌های کاری فروش و خدمات مشترکین، می‌توان برخی شاخص‌های کلیدی را ارتقاء داد، کمپین‌های تبلیغاتی بهتری اجرا کرد و در نهایت به اهداف پیش‌بینی شده دست یافت. در واقع، یکپارچه‌سازی، روشی بی‌نظیر برای افزودن شفافیت به ایمیل است. اپلیکیشن ToutApp پا را حتی فراتر از این می‌گذارد و به شما این امکان را می‌دهد که وظایف خود را به‌صورت یکجا به‌روزرسانی و تمامی وظایف مرتبط با کمپین‌های خود را مشاهده کنید. بهتر است ایمیل‌هایی را که به وقت و توجه بیشتر نیاز دارند از بقیه جدا کنید و دقیق‌تر به بررسی آن‌ها بپردازید.
ارتقاء سبک ارتباطی
اکنون که توانستید تمامی توصیه‌های بالا را اجرا کنید، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که ایمیل‌های شما خوانده می‌شوند؟ پیش از هر چیز بهتر است ایمیل‌های خود را خلاصه و مختصر بنویسید و تنها به ذکر اطلاعات مهم بسنده کنید. سعی کنید به ایمیل‌ها به‌صورت جمع‌وجور و ساده پاسخ بدهید. وقتی که می‌خواهید یک ایمیل را فوروارد کنید یا به آن پاسخ بدهید، سعی کنید در سه خط یا کمتر منظور خود را برسانید. بهتر است از جملات کوتاه استفاده کنید و از غلط‌های املایی یا نگارشی فاصله بگیرید تا اعتبار شما خدشه‌دار نشود.
در نهایت توصیه می‌شود که از قانون یک کلیک استفاده کنید. این قانون می‌گوید می‌توان باز کردن یک ایمیل، پاسخ دادن به آن، پاک کردن، فوروارد کردن یا حتی فرستادن آن به آرشیو را تنها با یک کلیک انجام داد. فراموش نکنید زمانی که در حال نگارش ایمیل هستید، به‌طور شفاف بیان کنید که چه انتظاری از گیرنده آن دارید.